Dokumentasjonsmål og formål med arkivplan

Sámi allaskuvla/ Samisk Høgskoles verdier; samlende, ansvarlig og fremtidsrettet, viser til det viktige samfunnsansvaret organisasjonen har, og som et offentlig organ, er det viktig å sikre at all dokumentasjon blir forsvarlig forvaltet i tråd med lovpålagte krav, eget behov, historiske og fremtidige behov.

Som et ledd i dette arbeidet, har høgskolen utarbeidet arkivplan, jf. arkivlovens § 6, som viser hvordan høgskolen til enhver tid oppfyller egne forpliktelser og hvordan man ivaretar og forvalter dette ansvaret, både overfor ansatte, studenter og samfunnet for øvrig. Arkivplanen viser hvordan dokumentasjonsmålet innfris, ved ansvarsfordeling og hvilke rutiner, oppgaver og policyer skal utføres for å man sikrer at dokumentasjonsmålet blir innfridd.

-          Overordnet mål for dokumentasjonsforvaltning: riktig dokumentasjon er lett tilgjengelig og bidrar til korrekte beslutninger, samt sikrer effektiv og pålitelig saksbehandling

-          høgskolen vet hva slags dokumentasjon som oppstår og skal forvaltes i virksomheten

-          forvaltning og bevaring av dokumentasjon skjer som en del av virksomhetens daglige arbeidsoppgaver

-          dokumentasjon blir forsvarlig sikret i henhold til lovpålagte krav

-          dokumentasjonen forvaltes på en slik måte at studenters, ansattes og øvriges rettigheter blir ivaretatt.

Arkivplanen vil således være et redskap for SA/SH internkontroll, som dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og viser hvilke systematiske tiltak som er igangsatt for å sikre at man planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder aktiviteter i organisasjonen ihht. til gjeldende regelverk. Arkivet er en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning, hvordan man ivaretar organisasjonens og samfunnets behov for dokumentasjon.

All arkivverdig dokumentasjon skal være arkivert i høgskolens saksbehandlings- og arkivsystem Public360 (P360) og arkivverdig dokumentasjon som oppstår i andre fagsystemer, skal overføres P360. Dokumentasjonsforvaltningen i høgskolen skal innfri følgende krav:

-          Autensitet - Autentisk dokumentasjon er noe det kan bevises at:

• • er hva den hevder å være
  • er produsert eller sendt av den personen som hevder å ha produsert eller sendt den
  • er produsert eller sendt på det påståtte tidspunkt

-          Pålitelighet -

           Pålitelig dokumentasjon har et innhold som en kan stole på er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjonene, aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres, og skal kunne danne grunnlag etterfølgende               transaksjoner og aktiviteter.

-          Anvendelighet -

           Anvendelig dokumentasjon kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres direkte i forbindelse med forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den.

-          Integritet - At dokumentasjon har integritet, innebærer at den er fullstendig og uendret. Dokumentasjonen er ikke korrigert og endret på slik at det tilsiktede meningsbærende innholdet forsvinner.