RETNINGSLINJER FOR ARKIVDEL
Det er en arkivdel for personalsaker:
Benevnelse: Personal
Klassering: Primær: Arkivnøkkel statlige høgskoler
Sekundær: Fødselsnummer – 11 siffer
Gjelder: Fast ansatte og vikariater / engasjementer
Tilgangsgruppe: Personal, Personal avd. Eks. Personal GDS
Tidligere ansatt som har sluttet, men begynner på nytt:
Tidligere ”personalmappe” kan åpnes og videreføres dersom den ikke er overført til historisk database.
Øvings- og timelærerkontrakter, samt avtaler med bibliotekvakter registreres i saksarkivet
Tilsettingssaker etter utlyst stilling arkiveres i saksarkivet. Når en person er tilsatt og undertegnet arbeidsavtale /personopplysningsskjema foreligger, opprettes en personalmappe: Hit flyttes journalpostene fra tilsettingssaken (søknad og CV, tilbudsbrev).
Tilsettingsaker, administrativt, registreres i personalarkivet.
Arkivdelen skal innholde følgende saker/dokumenter for den enkelte ansatt:
· Søknad med CV, attester og vitnemål
· Underskrevet arbeidsavtale med eventuelle fornyelser ( engasjement)
· Fastsetting av ansiennitet og lønn
· Enkeltvedtak om lønnsopprykk, særtillegg og lignende
· Saker om lengre permisjoner
· Oppsigelse ( inkludert eventuell korrespondanse)
· Attføringsvedtak
· Attest / sluttattest / tjenestebevis
· Taushetserklæring
· Hederstegn / utmerkelser
· Dokumentasjon av etterutdanning
· Div. korrespondanse til og fra den ansatte som berører
arbeidsforholdet
Arkivering
Personalmappene arkiveres i Fellesadministrasjonen. Papirbaserte personalmapper, studentmapper fra 1989-2006 oppbevares på Samisk høgskole. Personalmapper og studentmapper fra 2007 oppbevares i Historisk arkiv i P360
Det er en arkivdel for studentsaker.
Benevnelse: Student
Klassering: Primær: Arkivnøkkel statlige høgskoler
Sekundær: Fødselsnummer – 11 siffer
Gjelder: Aktive studenter/deltidsstudenter
Tilgangsgruppe: Studentmappe, Studentsaker, studeattaid Arvvoštallamat
I denne arkivdelen registreres saker på studenter som studerer ved SH.
Arkivdelen kan inneholde følgende sakstyper:
· Overflytting
· Innpassing av fag/fritak fra deler av studiet
· Flytting mellom studiestedene i SH
· Taushetsløfte
· Permisjon
· Praksis
· Eksamen
Eksamensprotokoller
Det er en arkivdel for saker som er gjenstand for saksbehandling, og som ikke er personal- eller studentsaker.
Benevnelse: Saksarkiv
Klassering: Primær: Arkivnøkkel statlige høgskoler
Gjelder: Saker som er gjenstand for saksbehandling.
Graderingskode: U
Arkivering
Papirbaserte saksmapper fra 1989-2006 oppbevares på Samisk Arkiv. Saksmapper fra 2007 oppbevares i Historisk arkiv i P360.
Om kontrakter/avtaler i saksarkivet:
Kontrakter og avtaler skal arkiveres elektronisk i P360
