I forskrift i offentlig arkiv § 15 gir Riksarkivaren bevaringspåbud på enkelte dokument- og sakstyper. Formålet med å bevare offentlig arkivmateriale er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Kassasjon betyr å makulere eller slette arkivmateriale som har vært journalført og arkivert, men som er vurdert å ikke ha bevaringsverdi. At en saks- eller dokumenttype ikke befinner seg på listen for bevaringspåbud, betyr imidlertid ikke at materialet skal kasseres. Det eksisterer svært få kassasjonspåbud, og for å kunne foreta kassasjon må man i henhold til arkivloven § 9 ha en eksplisitt hjemmel for å kassere. En slik hjemmel finnes enten i lov eller forskrift, i bevarings- og kassasjonsvedtak gjort av Riksarkivaren, eller i sentralt/lokalt utarbeidede kassasjonsregler godkjente av Riksarkivaren.

Riksarkivaren har gjort to vedtak om bevaring og kassasjon av arkivmateriale innenfor universitets- og høgskolesektoren, dette gjelder hhv. søknader om opptak, og eksamensbesvarelser m.m. (se under predefinert venstremeny; kassasjonsbestemmelser).

Arkivforskriften § 5 sier at et organ normalt skal ha et klassifikasjonssystem - som omfatter alle de saksområdene organet steller med. De statlige høgskolene har utarbeidet en felles arkivnøkkel og kassasjonsplan. Den trådte i kraft 01.07.1994 og var siste gang revidert i juli 2005. Arkivnøkkelens klasser 0 - 2 bygger på "Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen", som i følge bestemmelser fastsatt av Riksarkivaren 5. juli 1988 skal benyttes som grunnlag og mønster for institusjoner og etater i statsforvaltningen.

Kassasjonsplan for de statlige høgskoler er utarbeidet med hjemmel i Forskrift om arkiv, kgl.res.11.12.1998 §§ 3-19, 3-20 og 3-21, jf. Lov om arkiv av 4.12.1992, §§ 7 og 12.

Kassasjonsplanen er sammenholdt med lov- og regelverk som allerede eksisterer på området:

• Arkivloven med forskrifter (Her: forskrift av 1.12.299 nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver).
• Spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler om opptak, eksamensbesvarelser mv.
• Universitets- og høgskoleloven
• Personopplysningsloven
• Personalreglement for statlige høgskoler
• Økonomireglement for staten
• Lov om pliktavlevering
• Lov om behandlingsmåten i statsforvaltningen (forvaltningsloven)
• Lov om offentligehet i forvaltningen (offentligehetsloven)
• Gjeldende Noark-standard

Kassasjonsplanen omfatter statlige høgskolers arkiv og gjelder for alle typer arkivmateriale som har oppstått som følge av høgskolens virksomhet - uansett lagringsmedium. For materiale som er produsert og lagret elektronisk, følges altså samme prinsipp for bevaring og kassasjon som materiale produsert og lagret på papir.

Fagsystemer

Det jobbes nasjonalt med å få på plass bevarings- og kassasjonsvedtak for arkivdokumentasjon som befinner seg i FS. For andre fagsystemer er det ikke gjort bevarings- og kassasjonsvurderinger.

Retting og sletting

I fullelektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem benyttes begrepet sletting av opplysninger ofte synonymt med kassasjon.

Dersom det i et fullelektronisk sak-/arkivsystem forekommer feilregistreringer av opplysninger, uriktige eller mangelfulle opplysningene har hatt betydning for saksforberedelsene, vedtak som er gjort eller er nødvendige som bakgrunnsinformasjon av andre årsaker, skal ikke disse opplysningene rettes opp eller slettes uten at det foreligger et godkjent bevarings- og kassasjonsvedtak, eller uten at Riksarkivaren er hørt først.