Offentlighetens innsyn
Innsyn i arkivmaterialet styres av flere av lover:
Alle kan be om innsyn i dokumenter. Begjæring om innsyn kan komme gjennom mange ulike kanaler, for eksempel e-post, telefon, muntlig fremsatt henvendelse og lignende.
Innsynsbegjæringer skal behandles på samme måte uavhengig av hvordan disse er fremsatt.
Innsyn - eksternt
Publisering av postliste:
Inngående og utgående journalførte dokumenter samt interne notater blir publisert ukentlig. Samisk Høgskole legger ikke ut selve tekstdokumentene, men dokumentene kan bestilles via postlista.
Mottak av innsynskrav:
E-post:
- E-post journalføres i saken det er bedt om innsyn i, og fordeles til rett saksbehandler for vurdering.
Er innsynskravet av en generell art opprettes det en ny sak til denne.
- Hvis e-posten kommer til postmottak journalføres den av arkivar.
- Hvis e-posten med innsynskravet sendes direkte til en saksbehandler skal saksbehandler journalføre e-posten på saken hvor det er bedt om innsyn i.
Brev:
- Innsynskravet skannes inn og journalføres i saken det bedt om innsyn i, og fordeles til rett saksbehandler som vurderer om innsyn skal innvilges.
- Kommer et brev direkte til en saksbehandler skal brevet leveres til arkiv for innskanning og journalføring.
Telefon:
Mottaker av samtalen skriver en e-post til arkivar med opplysninger om hvem som ber om innsyn, navn, e-postadresse og hvilket dokument/sak det bes om innsyn i. Arkivar journalfører e-posten og behandler den på samme måte som andre innsynskrav, dvs fordeler e-posten til rett saksbehandler.
Muntlig anmodning:
Den som mottar anmodningen skriver en e-post til arkivar med opplysninger om hvem som ber om innsyn, navn, e-postadresse og hvilket dokument/sak det bes om innsyn i. Arkivar journalfører e-posten og behandler den på samme måte som andre innsynskrav, dvs. fordeler e-posten til rett saksbehandler.
Saksbehandlers oppgave:
Vurdere om det skal gis innsyn i dokumentet/saken. Sørge for at opplysninger sladdes hvis det gis delvis innsyn. Dokumentet sendes da til arkivtjenesten med oversikt over hva som skal sladdes. Arkivtjenesten bruker programmet pixedit for å sladde opplysningene som skal skjermes.
Journalføre sladdet versjon.
Journalføre e-posten med vedlegg som er sendt til mottaker av innsynskravet.
Skrive evt. avslag på innsyn med begrunnelse og henvisning til hjemmel for unntatt offentlighet.
Krav om innsyn skal behandles uten ugrunnet opphold. Sivilombudsmannen anbefaler svar i løpet av 1-3 dager. Dersom det ikke blir gitt et svar innen 5 dager regnes det automatisk som et avslag på innsyn. Dersom det ikke er mulig å svare innen fristen, må det sendes et foreløpig svar.
Ved avslag på krav om innsyn:
Saksbehandleren sender e-post med følgende opplysninger til postmottaket:
• Lovhjemmel: Angi presis lovhjemmel, dvs. ledd, bokstav eller nummer i bestemmelsen. Eksempel: «Innsyn avslås, jf. offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1».
• Taushetsplikt: Vis hvilken lovbestemmelse som pålegger oss taushetsplikt.
• Merinnsyn: Vi må som utgangspunkt vurdere merinnsyn, men ikke for taushetsbelagte opplysninger. Det skal fremkomme dersom merinnsyn er vurdert, men at det ikke
er grunnlag for å gi innsyn i de resterende opplysningene. Se bl.a. lovens § 12.
Klageadgang:
Parten har klageadgang og avgjørelsen kan påklages innen 3 uker etter offentleglova § 32.
En klage sendes til Sami allaskuvla, til saksbehandler som har gitt avslag. Innsynskravet må behandles på nytt og dersom det ikke er grunnlag for å nekte innsyn, kan opprinnelig vedtak omgjøres og innsyn gies. Dersom innsyn fortsatt ikke kan gis, skal saken sendes videre til Felles klagenemnd, Unit, som er klageinstans for utdanningsinstitusjoners avgjørelser etter offentlighetsloven.
Ved klage på vedtak om innsyn i egne personopplysninger er Datatilsynet rette klageinstans.
